การสร้างจดหมายเวียน

         จดหมายเวียน ใช้ในกรณีที่ต้องการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความเหมือนกัน และส่งให้ผู้รับหลายคน เราสามารถสร้างแบบฟอร์มจดหมายและข้อมูลผู้รับ โดยให้นำงานเอกสารทั้ง 2 ส่วนมาผนวก (Merge) กันได้

 

ขั้นตอนเตรียมงานก่อนสร้างจดหมายเวียน

ก่อนที่จะสร้างจดหมายเวียน จะต้องเตรียมงานเอกสารที่จะใช้ให้เรียบร้อยก่อน โดยแบ่งออกเป็นส่วนหลักๆ ดังนี้

  1. ส่วนเอกสารหลัก เรียกว่า Main Document : ให้พิมพ์แบบฟอร์มจดหมาย แล้ว บันทึก ไว้ ในที่นี้ชื่อไฟล์ docx
  2. ส่วนที่เก็บข้อมูลผู้รับ เรียกว่า Data Source : ให้พิมพ์ข้อมูลชื่อ ที่อยู่ผู้รับ เก็บไว้ในตาราง แล้ว บันทึก ไว้ในที่นี้ใช้ชื่อไฟล์ docx

 

 

การสร้างจดหมายเวียน

1. เปิดไฟล์เอกสารหลัก ชื่อ docx

2. ทำการสร้างจดหมายเวียน ตามขั้นตอนดังนี้
Step 1 : เลือกประเภทของแฟ้มงานหลักที่ต้องการสร้าง คลิกแท็บ การส่งจดหมาย เลือกปุ่ม เริ่มจดหมายเวียน เลือก จดหมาย
3-5-1

 

 

Step 2 : เลือกไฟล์ที่เก็บข้อมูลผู้รับ คลิกปุ่ม เลือกผู้รับ ใช้รายชื่อที่มีอยู่… จะปรากฏหน้าต่าง เลือกแหล่งข้อมูล ในที่นี้ให้คลิกเลือกไฟล์ที่ชื่อ Data.docx คลิกปุ่ม ตกลง

3-5-2

3-5-3

 

 

Step 3: ทำการแทรกฟิลด์ข้อมูลผู้รับ จากไฟล์ Data.docx โดยเลื่อน cursor ไปที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรกฟิลด์ แล้วคลิกปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วเลือกชื่อฟิลด์ที่ต้องการ (ในที่นี้ชื่อ จีระพงษ์)
3-5-4

 

Step 4 : ดูตัวอย่างผลลัพธ์โดยคลิกปุ่ม 3-5-5 จะแสดงไฟล์เอกสารหลักที่มีข้อมูลผู้รับในตำแหน่งของ cursor และถ้าต้องการเลื่อนดูข้อมูลของคนถัดไป ให้คลิกปุ่มถัดไป 3-5-6
Step 5 : ทำการผนวกเอกสารเข้าด้วยกันให้ที่คลิกปุ่ม เสร็จสิ้นและผสาน จะแสดงรายการคำสั่งให้เลือกดังนี้

3-5-7

  • แก้ไขแต่ละเอกสาร… – เป็นการผนวกออกทางแฟ้มงานใหม่
  • พิมพ์เอกสาร… – เป็นการผนวกออกทางเครื่องพิมพ์ (Printer)
  • ส่งข้อความอีเมล… – เป็นการผนวกออกทาง E-mail

 

 

:: ในที่นี้ให้เลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร คลิกเลือก ทั้งหมด เสร็จแล้วเลือก ตกลง เมื่อคลิกแล้วเอกสารจะมีจำนวนเท่ากับรายชื่อในไฟล์ data.docx

3-5-8