พื้นฐานการใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด

ก่อนเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word เพื่อสร้างเอกสารรายงานต่างๆ เราจำเป็นต้องรู้วิธีการเรียกใช้งานที่ถูกต้อง เพื่อให้ใช้โปรแกรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

 

ขั้นตอนการเรียกใช้โปรแกรม

          หลักจากที่เราเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้นมาแล้ว การเรียกใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกที่ปุ่ม Start ที่อยู่บนทาสก์บาร์ (Taskbar)

2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่คำว่า All Programs แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Microsoft Office

3. เลื่อนเมาส์มาที่ Microsoft Office Word 2007 (ดังภาพ) แล้วคลิก

 

1-1-1

 

 

 

ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรมและการใช้งานเครื่องมือต่างๆ

ก่อนที่จะทำงานกับโปรแกรม Microsoft Office Word เราจะต้องรู้จักกับส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรมก่อน เพื่อจะได้เข้าใจถึงส่วนต่างๆ ที่ครูจะพูดกล่าวอ้างถึงในเนื้อหาถัดไปได้ง่ายขึ้น

Office Button: เป็นปุ่มคำสั่งเกี่ยวกับการทำงานของแฟ้มงาน เช่น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

Quick Access Toolbar: เป็นแถบเครื่องมือให้เราเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้

Title bar: แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งานอยู่

แถบ Ribbon: เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น

Status bar: แถบแสดงสถานะการทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ

View bar: แถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ

 

————————————————————–

Ribbon

1-2-2

Ribbon มีองค์ประกอบพื้นฐานอยู่สามอย่าง ดังนี้

1. แท็บ มีแท็บพื้นฐานอยู่ 7 แท็บตลอดแนวด้านบน(หน้าแรก, แทรก, เค้าโครงหน้ากระดาษ, การอ้างอิง, การส่งจดหมาย, ตรวจทาน และมุมมอง) โดยแต่ละแท็บจะแสดงพื้นที่การกระทำต่างๆ

2. กลุ่ม แต่ละแท็บจะมีกลุ่มหลายกลุ่มที่แสดงรายการที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน

3. คำสั่ง คำสั่งจะเป็นปุ่ม กล่องสำหรับใส่ข้อมูล หรือเมนู

 

 

 

เครื่องมือรูปภาพ

1-2-3

ขณะที่เราเลือกรูปภาพจะมีแท็บ เครื่องมือรูปภาพ เพิ่มเติมปรากฏขึ้นมา โดยแสดงกลุ่มคำสั่งต่างๆ สำหรับทำงานกับรูปภาพ

ในโปรแกรม Microsoft OfficeWord2007 นี้ แท็บบางแท็บจะปรากฏขึ้นเมื่อเราต้องการใช้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าเราได้แทรกรูปภาพลงไป แต่ตอนนี้เราต้องการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับรูปภาพนั้น แล้วจะหาคำสั่งเหล่านั้นได้ที่ไหน

1. เลือกรูปภาพ

2. แท็บ เครื่องมือรูปภาพ ปรากฏขึ้น คลิกที่แท็บดังกล่าว

3. กลุ่มและคำสั่งเพิ่มเติมปรากฏขึ้นเพื่อใช้ทำงานกับรูปภาพ เช่น กลุ่ม ลักษณะรูปภาพ

หมายเหตุ: เมื่อคลิกนอกรูปภาพ แท็บ เครื่องมือรูปภาพ จะหายไป และกลุ่มอื่นๆ จะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

 

 

 

แถบเครื่องมือขนาดเล็ก

1-2-4

เมื่อเราเลือกข้อความและชี้ไปที่ข้อความ แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏให้เห็นเลือนลาง

สมมุติว่าเราต้องการจัดรูปแบบข้อความบางข้อความอย่างรวดเร็ว แต่ในขณะนั้น เรากำลังทำงานอยู่บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ เราสามารถคลิกแท็บ หน้าแรก เพื่อดูตัวเลือกการจัดรูปแบบ แต่ต่อไปนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วกว่า

1. เลือกข้อความด้วยการลากด้วยเมาส์ แล้วชี้ไปที่ข้อความที่เลือกนั้น

2. แถบ เครื่องมือขนาดเล็ก จะปรากฏให้เห็นเลือนลาง ถ้าใช้เมาส์ชี้ไปที่แถบเครื่องมือขนาดเล็ก แถบเครื่องมือจะปรากฏชัดเจนขึ้นและสามารถคลิกตัวเลือกการจัดรูปแบบได้ที่ นั่น

 

 

 

การพิมพ์ข้อความ

เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Office Word ขึ้นมาแล้ว ต้องการพิมพ์งานในเอกสาร เราสามารถทำได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

  1. คลิก cursor ไปยังตำแหน่งที่ต้องการในเอกสาร
  2. พิมพ์ข้อความได้เลย

 

 

การตกแต่งข้อความ

เมื่อพิมพ์ข้อความในเอกสารเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ข้อความนั้นดูสวยงามขึ้น สามารถจัดการตกแต่งเพิ่มเติมได้ 2 วิธีดังนี้

1-3-1กรณีที่ 1

1. เลือกข้อความด้วยการลากด้วยเมาส์ แล้วชี้ไปที่ข้อความที่เลือกนั้น

2. แถบ เครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏให้เห็นเลือนลาง

3. ใช้เมาส์ชี้ไปที่แถบเครื่องมือขนาดเล็ก แถบเครื่องมือจะปรากฏชัดเจนขึ้น

4. คลิกตัวเลือกการจัดรูปแบบได้ตามต้องการ

 

 

 

 

1-3-2

 

 

กรณีที่ 2

1. เลือกข้อความด้วยการลากด้วยเมาส์

2. เลื่อนแท็บไปที่ หน้าแรก

3. คลิกตัวเลือกการจัดรูปแบบได้ตามต้องการ

 

1-3-3

 

 

 

การบันทึกเอกสาร

เมื่อเราพิมพ์งานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็ต้องทำการบันทึกข้อมูลลงในเครื่อง โดยมีขั้นตอนดังนี้

  1. คลิกปุ่ม  office-button  Office Button
  2. เลือกคำสั่ง บันทึก หรือ บันทึกเป็น

1-4-1

 

  1. จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้
    1-4-2

    • ด้านซ้ายมือ เลือกตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูล
    • ที่ช่อง ชื่อแฟ้ม พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการ
  1. คลิกปุ่ม บันทึก จะได้ไฟล์นามสกุล .docx

 

 

 

การเก็บบันทึกเอกสารเป็นชื่อไฟล์อื่นหรือไดร์ฟอื่น

เมื่อเราทำการเพิ่มเติมรายละเอียดในแฟ้มงาน หรือทำการแก้ไขข้อมูลในเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ถ้าต้องการ บันทึก เป็นแฟ้มงานอื่นหรือไดร์ฟอื่น มีขั้นตอนดังนี้

  1. คลิกปุ่ม  Office Button
  2. เลือกคำสั่ง บันทึกเป็น

1-4-3

  1. เลือก เอกสาร Word
  2. จะปรากฏหน้าต่างของ บันทึกเป็น ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้

4.1 ด้านซ้ายมือ เลือกตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูล

4.2 ที่ช่อง ชื่อแฟ้ม พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการ

5. คลิกปุ่ม บันทึก จะได้ไฟล์นามสกุล .docx

 

 

 

การเปิดแฟ้มงานใหม่

หลังจากที่เราปิดแฟ้มงานเอกสารไปแล้ว และต้องการสร้างงานเอกสารใหม่ มีขั้นตอนดังนี้

  1. คลิกปุ่ม Office Button
  2. เลือกคำสั่ง สร้าง
  3. เลือกแบบ เอกสารเปล่า เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม สร้าง

 

 

 

การเปิดแฟ้มงานใน disk

  1. คลิกปุ่ม Office Button
  2. เลือกคำสั่ง เปิด
  3. จะปรากฏหน้าต่างของ เปิด
  4. ช่องด้านซ้าย เลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูล
  5. คลิกชื่อไฟล์ที่ต้องการเปิด แล้วคลิกปุ่ม เปิด

 

 

 

 

อ้างอิง – Microsoft Corporation. “การทำงานที่เร็วขึ้นด้วย Word 2007”. office.microsoft.com , 2014