การจัดรูปแบบเอกสาร

การเลือกช่วงข้อมูลในเอกสาร

การเลือกช่วงข้อมูลมีความสำคัญมาก เพราะไม่ว่าเราจะทำอะไรก็ตามในไฟล์เอกสาร จะต้องทำการเลือกช่วงข้อมูลนั้นๆ ก่อน ดังนั้นมาทำความรู้จักกับการเลือกช่วงข้อมูลแบบต่างๆ ดังนี้

สัญลักษณ์ของเมาส์ วิธีทำ ผลลัพธ์
เป็นรูปตัว I นำเมาส์ไปวางในข้อมูลที่ต้องการ เป็นรูปตัว I แล้ว drag คลุมช่วงข้อมูลนั้น เป็นการเลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง
เป็นรูป arrow นำเมาส์ไปวางหน้าบรรทัดของข้อมูลที่ต้องการ ให้เป็นรูป arrow แล้วคลิก เป็นการเลือกข้อมูลแบบทั้งบรรทัด
เป็นรูป arrow นำเมาส์ไปวางหน้าบรรทัดของข้อมูลที่ต้องการ ให้เป็นรูป arrow แล้วดับเบิ้ลคลิก เป็นการเลือกข้อมูลแบบทั้งย่อหน้า
เป็นรูป arrow นำเมาส์ไปวางหน้าบรรทัดของข้อมูลที่ต้องการ ให้เป็นรูป arrow แล้ว drag arrow-down arrow-up เป็นการเลือกข้อมูลแบบทั้งหลายบรรทัด
เป็นรูป arrow นำเมาส์ไปวางหน้าบรรทัดของข้อมูลที่ต้องการ ให้เป็นรูป arrow แล้วกดเมาส์ปุ่มซ้าย 3 ครั้ง ติดต่อกัน เป็นการเลือกข้อมูลหมดทั้งเอกสาร

 

 

 

การเลื่อนตำแหน่งในเอกสาร

 

การเลื่อน cursor ไปทำงานยังตำแหน่งต่างๆ ในเอกสาร การใช้ปุ่มบนคีย์บอร์ดสามารถทำให้เลื่อน cursor ได้อย่างรวดเร็ว ดังนี้

 

ปุ่มบนคีย์บอร์ด ผลลัพธ์
Home เป็นการเลื่อน cursor ไปตำแหน่งแรกสุดของบรรทัดนั้น
End เป็นการเลื่อน cursor ไปตำแหน่งท้ายสุดของบรรทัดนั้น
Ctrl+Home เป็นการเลื่อน cursor ไปตำแหน่งแรกสุดของเอกสาร
Ctrl+End เป็นการเลื่อน cursor ไปตำแหน่งท้ายสุดของเอกสาร
กดปุ่ม F5 แล้วพิมพ์หมายเลขหน้าที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter เป็นการเลื่อน cursor ไปยังหน้าที่ระบุไว้

 

 

การจัดย่อหน้าเอกสาร (Paragraph)

โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถทำการจัดรูปแบบย่อหน้า กั้นหน้า กั้นหลัง ได้ 2 วิธี คือ

วิธีที่ 1 จัดรูปแบบโดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทัด (Ruler)

วิธีที่ 2 จัดรูปแบบโดยการใช้เมนูคำสั่ง

 

 

 

การจัดรูปแบบ Paragraph โดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทัด (Ruler)

เป็นวิธีที่ทำให้งานเอกสารสามารถปรับตั้งระยะกั้นหน้า ย่อหน้า และกั้นหลัง ได้อย่างรวดเร็ว โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ

2. นำเมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์บนไม้บรรทัด แล้ว drag ไปวางตำแหน่งที่ต้องการ
2-3-1

 

 

 

การจัดรูปแบบ Paragraph โดยใช้เมนูคำสั่ง

นอกจากการปรับตั้งค่าจากเส้นไม้บรรทัดแล้ว เรายังสามารถกำหนดรายละเอียดจากแถบ Ribbon ได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ

2. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ

3. กำหนดรายละเอียดในแท็บ Paragraph

 

 

 

การใช้งานแท็ป

ในงานเอกสารที่ต้องเว้นระยะแต่ละช่วงให้เท่ากัน คุณสามารถกำหนดระยะการพิมพ์ (TAB) ได้ มีขั้นตอนดังนี้

1. เปิดแฟ้มงานเอกสารใหม่

2. ที่เส้นไม้บรรทัด (Ruler) มีสัญลักษณ์ของ TAB อยู่ด้านซ้าย

3. คลิกเลือกแบบของ TAB ที่ต้องการ แล้วคลิกวางตำแหน่งบนเส้นไม้บรรทัด

 

2-4-2  การหยุด แท็บซ้าย จะตั้งค่าตำแหน่งเริ่มต้นของข้อความที่จะเลื่อนไปทางขวาขณะที่คุณพิมพ์ข้อความ

2-4-3  การหยุด แท็บกึ่งกลาง จะตั้งค่าตำแหน่งกึ่งกลางของข้อความ โดยข้อความจะจัดกึ่งกลางลงในตำแหน่งนี้ขณะที่คุณพิมพ์ข้อความ

2-4-4  การหยุด แท็บขวา จะตั้งค่าด้านขวาสุดของข้อความ ขณะที่คุณพิมพ์ข้อความ ข้อความจะเลื่อนไปทางซ้าย

2-4-5  การหยุด แท็บจุดทศนิยม จะจัดแนวตัวเลขรอบจุดทศนิยม ไม่ว่าตัวเลขจะมีกี่หลัก จุดทศนิยมจะอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน (คุณสามารถจัดแนวตัวเลขให้อยู่รอบอักขระจุดทศนิยมได้เท่านั้น แต่ไม่สามารถใช้แท็บจุดทศนิยมในการจัดแนวตัวเลขให้อยู่รอบอักขระอื่นได้ เช่น เครื่องหมายยัติภังค์หรือเครื่องหมาย “และ”)

2-4-6  แท็บแถบ จะไม่กำหนดตำแหน่งของข้อความ แท็บแถบจะแทรกแถบแนวตั้งที่ตำแหน่งแท็บ

 

4. หลังจากตั้งระยะของ TAB แล้ว พิมพ์ข้อมูล ต้องการเลื่อนไปยังตำแหน่งที่ตั้งไว้ กดปุ่ม TAB ที่คีย์บอร์ด

 

 

 

การใส่สัญลักษณ์หัวข้อย่อยและลำดับเลข

ถ้างานเอกสารของเรา จำเป็นต้องกำหนดหัวข้อใหญ่ หัวข้อย่อย ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ

2. แท็บ หน้าแรก หัวข้อ ย่อหน้า คลิกเลือกปุ่มทูลบาร์ที่จะใช้งาน
2-5-1  เพิ่มการเยื้อง: เลื่อนข้อมูลเข้าไป ทำเป็นหัวข้อย่อย

2-5-2  ลดการเยื้อง: เลื่อนข้อมูลออก ทำเป็นหัวข้อใหญ่

2-5-3  สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย: กำหนดสัญลักษณ์นำหน้าหัวข้อ

2-5-4  ลำดับเลข: กำหนดเลขลำดับนำหน้าหัวข้อ

2-5-5  รายการหลายระดับ: กำหนดสัญลักษณ์หรือเลขลำดับแบบหลายระดับ

 

 

 

การสร้างงานพิมพ์แบบคอลัมน์

เป็นการจัดรูปแบบงานเอกสารคล้ายกับหนังสือพิมพ์ มีการแบ่งข้อมูลในเอกสารออกเป็นหลายๆ คอลัมน์ นอกจากงานหนังสือพิมพ์แล้ว จะเห็นลักษณะงานแบบนี้ในนิตยสาร หรือจะใช้ในการทำโบรชัวร์ก็ได้ มีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ หรือถ้ายังไม่มีข้อมูล ให้คลิกเป็น cursor ตำแหน่งที่ต้องการจัดรูปแบบ

2. ที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกลูกศรลงของปุ่มทูลบาร์ชื่อ คอลัมน์ เลือกจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ

2-6-1

 

ความหมายของ สดมภ์ กับคอลัมน์

คอลัมน์:แถวหรือรายการที่เป็นแนวตรงหรือแนวดิ่ง

สดมภ์:ช่องในแนวตั้งสำหรับกรอกรายการต่างๆ