การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมีระบบ มาทำการวิเคราะห์ สรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมายและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่ง

 

ขั้นตอนการจัดการสารสนเทศ

1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย 

1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากบาร์โค้ด

1.2 การตรวจสอบข้อมูล มีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข

 

2.การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศอาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้ 

2.1 การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เพื่อความสะดวกในการค้นหา

2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา

2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า

2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วน ข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้

 

3.การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งานประกอบด้วย

3.1 การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

3.3 การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

 

วิธีการประมวลผลข้อมูล

ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำให้ข้อมูลเป็นสารสนเทศที่นำไปใช้ประโยชน์ได้จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวนประกอบกัน วิธีการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้ 2 วิธี คือ

1.การประมวลผลแบบเชื่อมตรง(Online Processing) การประมวลผลแบบนี้เป็นการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด

2.การประมวลผลแบบกลุ่ม(Batch Processing) เป็นการประมวลผลในเรื่องที่สนใจ เพื่อรายงานหรือสรุปผลหาคำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน

 

 

 

แบบฝึกหัด

ให้นักเรียนใช้โปรแกรม Microsoft Excel ประมวลผลข้อมูลต่อไปนี้ ให้ออกมาในรูปแบบของกราฟ

ชื่อ-สกุล ผลการเรียน
เทคโนโลยีฯ คณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์ ประวัติศาสตร์ สุขศึกษา
เด็กชายกล้า 3.5 4 4 3 2
เด็กชายแก้ว 2 4 4 3 2
เด็กชายกล่ำ 4 4 3 2.5 3
เด็กชายกอย 4 4 4 2 2
เด็กชายกบ 3 3.5 3 4 4

 

 

 

 

อ้างอิง

technolo Information, “การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ”, sites.google.com สืบค้นวันที่ 22 ก.ย. 60

sakkarin moudtong, “การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ”, sakkrin504.wordpress.com สืบค้นวันที่ 22 ก.ย. 60

Jirawat, “การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ”, dataintoinfo40702.blogspot.com สืบค้นวันที่ 22 ก.ย. 60